物料編碼―PDM/ERP成功的基石

　　物料編碼對于制造產業而言，是一項非常專業而艱巨困難的工作，許多企業曾經重復三次/五次修改物料的編碼原則，仍然認為公司使用的物料編碼技術有許多問題或困難，但卻又似乎找不到更好的解決方案。尤其，編碼規則訂定容易，但是訂定的好或不好，卻會影響整個公司的營運效率，因為料號只要編訂一次，但是一旦料號編訂之后，每天公司的研發、制工、營業、生管、物控、采購、品管、倉管、制造、外包、成本、售后服務、進出口……等部門的數十人、數百人、數千人或數萬人的員工，都要使用這個物料編號來工作，這個影響企業經營績效的層面是非常重大的。

　　物料編碼一旦出錯，后續修改也相當的困難，所以物料編碼相當于大廈的地基，一開始就應該務必正確，或應該花更多的時間在上面。物料編碼的正確/成功與否，是整個PDM/ERP信息化的基石。

　　為了協助許多在物料編碼上發生困擾的企業找到解決方案，我根據多年來輔導企業經營管理和企業全面信息化的經驗，希望能幫助客戶從根本上解決物料編碼問題。

　　二、如何判斷物料編號規則訂定的合理與否：

　　在編訂物料編號的時候，必須先思考下列幾個關鍵問題：

　　1、高效性：

　　既然物料編碼是企業內部幾乎每一個部門的每一個人員每一天的工作都要處理無數次的事項，如何讓每一個使用者快速有效率的查詢、輸入物料編碼，對經營成本和效益是一個至關重大的事件，高階經營主管不能不加以關心，并且必須對物料編碼原則加以明確的下決策，以確保公司所使用的物料編碼是相當具備效率性的做法。

　　2、易學性：

　　一個企業的員工是會不斷流入，也會不斷流出的，規模越大的企業，人員流進流出的數量當然會比較多，如何讓新進員工在到職后的最短時間內完全掌握狀況，將可以避免人員因為工作交接上的失誤所造成的損失。如果能夠讓新進員工減少記憶的事項，讓學習曲線縮短，卻又能夠把工作做得很好，這種物料編碼原則將會是一個比較好又合理的管理制度。

　　3、擴充性(成長性)：

　　一個企業的規模是可以不斷成長擴大的，不僅是在人數上的成長擴大，廠別會擴大增加，營業所或辦室處會擴大增加，子公司也會擴大增加，產品類別會擴大增加，事業處別會擴大增加，公司跨越國家的投資也會擴大增加，當一個制造產業的物料編碼規劃人員，就必須要為公司長遠的擴大發展做思考，如何在企業發展到像飛利浦或奇異(GE)的規模的時候，您的物料編碼原則仍然是一個有效的編碼制度。

　　4、明確性：

　　物料編碼原則必須訂定得非常嚴謹，避免不明確的編碼規則，例如有許多公司在編碼規則里訂定一個：“其它類”，這種不明確的編碼原則會制造許多日后工作上的困擾。又如：“包裝類”，這也是一種模糊不明確的編碼規則，到底是紙箱、隔板、保麗龍、塑料袋、卷標、說明書、保證書、內標、產地標、棧板、木箱……等，應該一項一項明確區分訂義出編碼原則。畢竟紙箱和卷標一定有不同的編碼規則，不應該合并在同一種大分類里。

　　5、可分析性：

　　物料編碼不僅僅是在每個部門的日常工作上會使用到，還必須要在高階主管和中階主管的經分析管理體系中應用到。包括：BY 產品類別、BY機種(機型或Model No)、BY用途別、BY物料類別、BY產地別、BY產品家族……等。如何規劃料號編碼規則，以及相關物料基本資料的數據結構， 確實是一門非常重要的學問。

　　三、物料的定義和包含的范圍：

　　所謂物料，包括了：原材料、間接物料、制成品、半成品、商品、維修零組件……等用于直接投入產品生產制造，或間接輔助生產制造，或是用于營業部門銷售的產品，或是用于廠內機器維修用途……等物料。除了上述物料項目之外，一個產業所會使用到的：圖號、固定資產、模具、工具、治具、夾具、網版……等等，也都會牽涉到編碼的問題，其編碼的規劃原則都是相同或類似的，我們在此先對于所有公司生產營運上使用到之物料的定義加以說明如下：

　　1、原材料：是指從供料廠商購買取得之貨品，而且必須是要投入車間(生產線)加工制造之后，才能產生另外一種產出品，再可以進行出售的原始貨品。例如：紡織業使用的紗，注塑成型業使用的ABS塑料，電子業使用的IC半導體，化工業使用的硝酸……等。

　　2、間接物料：是指從供料廠商購買取得之貨品，但是間接用于生產制造之用途，或是因為其成本價格太小，在制造成本中根本無法/也不需要表達的貨品。例如：手套、打包袋、去漬油、潤滑機油……等。

　　3、制成品：經由公司廠內自制，或經由委外加工完成之最終產品，可供銷貨之完成品。

　　4、半成品：經由公司廠內自制，或經由委外加工生產之未完成貨品，可以再經由生產領用，或外包領用的作業，繼續進行生產加工之貨品。

　　5、商　品：直接向供貨廠商訂購，不需要經過生產加工過程，即可直接銷售之貨品。

　　6、受托加工品：客戶因為委托加工而提供進廠的物料，因為該類物料并非公司采購之原材料，必須另行編碼控管。

　　7、維修零組件：用于保養或維修機器設備，廠房設施而使用之零組件，或備品，而非用于直接生產的物料項目。

　　8、固定資產類物料：在請購/采購/驗收過程中，尚未編訂固定資產編號之前，固定資產類的物料是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

　　9、費用類物料：日常在公司或工廠內部會使用，或消耗掉的物料，屬于費用類的項目，是否有需要編碼 ? 又該如何編碼 ?

　　四、 編碼長度之規劃和迷失陷井：

　　1、 編碼長度是否具備高度的工作效率：

　　對于一個已經實施全面信息化的企業而言，物料編碼在產業中的使用，幾乎遍及公司98%的部門，研發、制工、營業、采購、生管、物控、倉管、品管、制造、委外加工、財務、會計、制造成本、儲運……等部門，都和物料編碼有著密切的關系。如果物料編碼的碼數越長，就表示公司每個同仁的工作效率將會越差，每個人的工作產值也必然越少。但是，如果編碼長度太短，卻又無法充份表達物料的特性，而可能容易造成工作失誤，或造成新進同仁的學習曲線太長，增加公司營運成本。因此，如何適當的規劃各種物料的編碼長度，就是一門考驗承辦人智能的重大工作。最理想的編碼長度約為12至15碼。

　　2、 不同大分類的物料，不必強制規定相同長度的編碼，或使用相同規則：

　　不同類別的物料，沒有必要強制規定使用相同長度的編碼，也沒有必要使用同一種編碼規則。例如：PCB印刷電路板和Resistor電阻，這兩種不同類別的物料是否一定要使用相同長度的編碼? 或使用相同的規則來編碼 ? 答案是否定的，其原因說明如下：

　　a、兩種不同類的物料，就具備不同的物料特性，必須使用不同的方式來加以描述，包括編碼的段數都可以不同，更不需要局限于編碼長度。

　　b、一個企業是不斷成長或不斷改變經營型態的有機體，一個目前正在生產電話機的企業，半年后可以增加生產冷氣機，或LCD液晶顯示器。原來強制規定物料編碼為12碼的長度，可能對冷氣機是無法滿足的編碼規則，一旦冷氣機的物料使用15碼的長度來編碼之時，電話機的編碼長度是否也要讓它改為15碼的長度呢?原來公司只有一個深圳廠，后來公司不斷發展到東莞有一個廠，蘇州有一個廠，馬來西亞有一個工廠，日本有兩個廠，墨西哥一個廠，而且公司已經有計算機事業處、電器事業處、通訊事業處、化工事業處、紡織事業處、機械事業處……等，不同事業處的物料需要使用相同長度的編碼規則嗎?

　　五、編碼規則的規劃設計：

　　1、制訂編碼原則的第一個工作就是：首先把產業所使用之物料全部加以整理出大分類來，例如：有線電話機類、無線電話機類、手機類、電話總機類、外]類、按鍵類、銘板類、卷標類、開關類、線材類、螺絲類、電阻類、電容類、支架類、半導體類、紙箱類、布疋類、紗種類、皮革類、紙品類、塑料布類……等。先把大分類確定以后，就已經搞定一半的編碼工作了。

　　2、依據不同大分類的物料，再制訂不同的編碼規則：

　　不同大類的物料必定具備其不同之物料特性，例如：功能、尺�、颜�、部位、形狀、阻質、功率、材質、電壓系統、生產地、國別、語文別、型號、表面處理、紋案、花版、色碼、抗凍、耐火、比重、幅、剪毛、刷毛、上漿、亮光、手感、顆粒、耐酸、加工工藝、酸堿值……等數不完的特性。

　　既然不同大類別的物料具備不同的特性，當然就采取不同的編碼規則來規范同一大類別物料之每一段編碼規則所代表的意義。布疋類的編碼規則肯定和螺絲類的編碼規則不同，就沒有必要一定采用相同的物料編碼長度，當然，電視機的編碼規則也一定不會和玻璃類的編碼規則相同，有必要一定規定使用相同長度來編碼嗎? 如果規定公司所有物料都采用相同長度編碼，這就真的叫做：“做繭自x”，肯定把自己搞慘了。

　　3、使用有意義編碼，或使用無意義編碼的考量因素：

　　如果一個類別的物料，其特性項目不多，使用有意義編碼是比較合理的，例如：手機上]的編碼規則可以定義為：

　　1-2碼代表大分類：”CS”代表外永唷

　　3-4碼代表位置：“UP”代表上櫻”LW” 代表下櫻”LF”代表左櫻“RT”代表右櫻“BK”代表后印

　　5-8碼代表機型：例如：0388、T320、S826表示各產品機型。

　　9-10碼代表語文：例如：CN中文、EG英文、AL阿拉伯文、JP日文、TW臺灣繁體中文……等。

　　11-11碼代碼加工制程：例如，S成型，P涂裝，G研磨……等。

　　12-12碼代表顏色，例如：BL藍色，RD紅色，GN綠色，WH白色……等。

　　12-15代表產品設計變更之版別：例如：1.1，1.2，1.3，1.4，2.1，2.2……等。

　　如果一個類別的物料，其特性項目太多，使用部份有意義，部份無意義編碼會是比較合理的，例如：織布產業的布疋，其特性包括：布種、紗種、織法、碼重、幅寬、色碼、花版、上漿、起毛、潑水、剪毛、光、顆粒、燒毛、手感、柔軟度……等，光是物料的特性項目就已經超過20碼了，所以，如果使用有意義編號，碼數必定超過30碼，就會變成一個非常沒有效率的編碼方式。因此，建議前半段采用有意義編碼，后半段采用無意義編碼。例如：布種、紗種、織法、碼重、幅寬、色碼、花版為有意義編碼、后段編號則采用流水號來區分其差異。

　　4、具備功能的物料和不具備功能的物料編碼規則訂定：

　　a、對具備功能的物料，以物料功能做為大分類的依據，例如：家俱產業的物料大分類：木制飯桌，鋼制書桌，沙發，桌面，桌腳，橫桿，邊條，支架，腳，木栓，床……等。

　　具備功能的物料編碼最容易處理，例如：桌面的編碼規則范例如下：

　　ZM-3026-BL-LU-001表示：“ZM”即表示桌面的羅馬拚音，”3026”表示產品型號，“BL”表示玻璃材質，“LU”代表綠色，”001”代表不同尺薊蚣庸�；蚱渌�特性的差異。

　　又如：SF-3012-NP-LA-001：“SF”即表示沙發的羅馬拚音，”3012”表示產品型號，“NP”表示牛皮材質，“LA”代表藍色，”001”代表不同尺薊蜆娓�；蚱渌�特性的差異。

　　b、對不具備功能的物料，以物料材質做為大分類的依據，例如：

　　對于不具備功能的物料，例如：鐵材，鋼材，銅材，鋁材，塑料，木材，皮料，玻璃……等，除了使用大分類加以區分之外，直接使用該原材料的廠商+料號即可。例如：ABS-NY-3001，即表示：

　　ABS塑料原料，南亞公司生產的3001號物料。

　　5、使用文數字編碼，或使用數字編碼比較有效率：

　　使用文數字代碼比較好，或是數字代碼比較好，其實各有優缺點，如果使用數字編碼的話，輸入物料代碼會比較快速，但是記憶起來非常需要時間。使用羅馬拚音的方式編碼，是比較容易理解物料的種類，在輸入物料代碼上是否會效率比較差，則因為每個人的熟練度不同而受到影響。

　　因此，使用文數字編碼(Alphabetic)，或使用數字編碼(Numeric)比較有效率，各有不同的優劣點，如果使用羅馬拚音法編訂物料編號規則，使用者不必記憶許多對照表格，就容易在查找或登錄數據時快速找到所需要的資料，而發揮工作效率。如果使用數字代碼來編訂料號規則，對于資深熟練的員工而言，輸入數據有可能會稍微快一點，但是對新進人員工而言，則需要背許多物料編碼規則對照表，才能了解其每一項代碼的意義。因此，對于使用文數字或數字編碼，何者比較有效率，并沒有絕對的影響，對于計算機鍵盤經常使用而熟練的人而言，是不會有太大差別的。

　　6、對于產品設計變更(ECN)的版本處理技術：

　　產品設計變更(ECN)會影響物料編碼的問題，這個問題如果沒有處理好，就會造成許多員工作業上的失誤，進而產生許多不良重工(返工)或報廢的損失。

　　如果每一次物料設計變更都要新增加一個物料編號，則一個產業的料號將會不計其數，而且在MRP2物料控制方面也會產生重大困擾。但是若物料設計變更都不需要新增加一個物料編號，各部門人員如何識別變更前、后的差異呢?

　　在產品設計變更(ECN)的差異層級上，可以區分為兩種情況：(a).設計變更前的版本和設計變更后的版本可以共享，等到設計變更前的版本領用完之后，再改用設計變更后的版本，即所謂的Running Change，這種情況下，物料編碼可以不更改，只要更改其附加的版別字段(字段)即可。

　　因此，物料編號并不會增加。(b).設計變更前的版本和設計變更后的版本不可以共享，在這種情況下，一定要新增一個物料編碼來解決新版本和舊版本的差異問題，同時要對舊物料限制一個有效期限或有效批號，到期之后(到批之后)不得繼續使用。

　　對于產品設計變更(ECN)的物料項目，其父階的編碼是否也要同步修改呢 ? 這個處理原則是相同的，如果子階物料的設計變更影響父階物料新舊版本不可以共享，在這種情況下，一定要新增一個父階物料編碼來解決新版本和舊版本的差異問題，否則，只要把父階物料的附加版本字段更改就可以。往上一層一層展階的父階(逆展)均依此原則處理。

　　六、如何利用計算機功能協助我們快速完成編碼工作：

　　當一個企業的物料編碼規則訂定完成之后，表示這個企業已經有了一個完整的物料編碼制度，但是距離有高度效率的編碼作業還有一段很長的差距，例如：有一家日本大型集團企業，為了建立完整的物料編碼制度，擬訂了四大本的編碼規則標準書，研發設計部門每設計出一個新的物料，就要翻閱這四大本的編碼圣經，才可以編出一個料號，平均每一個物料編碼要使用4分鐘才能完成，對于目前競爭激烈的企業環境，這是一個非常沒有工作效率的企業。因此，如果能夠透過計算機技術輔助編碼，讓每一個料號只要使用30秒或1分鐘就可以編碼完成，則研發部門的工作效率將可以大幅提升。

　　1、計算機輔助編碼的功能規劃：

　　首先把公司物料編碼規則的標準建立在計算機輔助編碼系統，就等于把物料編碼圣經建立在計算機系統中。當研發設計部門有新增的物料需要編碼時，只要在畫面上勾選物料之大分類，計算機即會自動提供該項大分類物料的中分類、小分類、細分類、微分類……等字段供編碼人員選擇，選項完畢之后，物料編號和品名規格……等字段(字段)就全部建立完成，平均應該不超過30秒鐘。對于產品研發設計能力強大，設計人員多的企業，非常具備競爭優勢。

　　2、計算機自動協助編訂物料編號 & 自動產生BOM用料清表的技術：

　　對于某些產業而言，計算機輔助編碼的功能已經不足以滿足公司需要，而是需要一個能夠自動編訂物料編碼之外，還要具備能夠自動產生產品結構BOM 的功能，這樣偉大的幻想，在這個經營管理專業深度結合計算機科技的時代，是很容易被實現的。例如：塑料布/塑料帶產業，每一個客戶訂購的產品項目都是非常雜，而且無法記憶的，包括：材質、顏色、幅、層數、厚度、正面壓紋、背面壓紋、耐火、抗凍、拉力、抗紫外線、印刷、燙金、用途、每疋長度、卷心管……等，如果每一個特性項目有10種選擇，則20個特性項目可以產生出10的20次方，即：100,000,000,000,000,000,000項的產品項目，這種產業型態的公司，工作10年的員工也無法記住產品的編碼，更不用思考新進的員工了。面對每天增加不同規格的客戶新訂單，一方面要編訂新產品編號，同時又要建立產品用料結構(配方)BOM，以及產品的制造程序，工作指導書，等到有經驗的研發人員把資料數據建立完畢，已經花費了多少時間? 產業的競爭力如何表現 ?

　　因此，為了解決這種產業頭痛的問題，包括：紡織業、造紙業、塑料布業、膠帶業、皮革業、拉煉業……等，讓計算機自動幫您編訂產品編號，同時自動產生產品用料結構(配方)BOM，將會是您的企業是否具備產業競爭優勢的關鍵因素。

　　3、MODEL BOM快速編碼 & 自動產生BOM用料清表的高度技術：

　　如果計算機可以在30秒之內幫我編訂一個新的物料編碼，這是非常令人興奮的事情，但是如果計算機竟然在一分鐘之內幫我編訂好650個物料編碼及其物料內容，同時還幫我建立好一組新的產品結構BOM，這就不只是讓我興奮的事情，幾乎讓我馬上感到SHOK，太驚訝了 ! 這種編碼技術叫做 MODEL BOM 的技術，說明如下：

　　首先將每一類型產品構成的部位項目整理建文件，定義每一個部位的屬性，并區分其為通用件或專用件。當一個新產品的型號確定時，把新產品型號，以及相關屬性輸入計算機輔助畫面，計算機就依據 MODEL BOM 的結構，配合使用者輸入的型號和屬性，自動產生該項新產品的所有相關圖號、物料編號、產品結構等數據資料，如果有必要局部修正，使用者只要稍微加以修改即可，計算機在短短的1分鐘時間之內協助研發設計人員把幾乎全部編碼和建文件的工作都做完。應用這種MODEL BOM 的技術，最關鍵的工作是：先要把各產品類別的特性、屬性分析整理，建立各個明確而精細的編碼邏輯工程，并轉換為輔助編碼的軟件系統，等新產品需要編訂產品、半成品、原材料編碼時，使用者要輸入產品型號和相關屬性，即可獲得計算機自動完成編碼的高效化工作目標。

　　七、采用PDM產品研發設計和ERP經營管理信息體系的高度緊密結合技術：

　　如果產品研發設計部門的圖號、料號、產品編號等都能夠由計算機自動輔助編碼，而且，當物料的單圖、組立圖都畫好的時候，所有ERP整合信息管理系統的物料主文件(Item__ master)和多階層的產品結構表(BOM)都同時已經建立完成，這樣是不是就可以避免研發部門把資料數據交給DCC(Data Control Center)資料管制中心的人員重復輸入的工作，也避免數據的可能輸入錯誤，同時還可以做到研發部門的數據和DCC資料管制中心的數據100%同步化的精確化程度。以現有的PDM計算機化系統和ERP企業資源規劃管理系統，不論使用Autocad，或Pro E，或UG2……等2D或3D繪圖軟件，都已經可以做到相互之間無縫接口的程度。

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